Welche Auswirkungen hat Covid-19 auf die Durchführung von Hauptversammlungen?

Herausforderung für die Hauptversammlung 2020

Mit dem am 25.03.2020 verabschiedeten Entwurf eines Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID 19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht hat der Gesetzgeber auch vorübergehende Erleichterungen für Aktiengesellschaften (AG), Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA) und Europäische Gesellschaften (SE) geschaffen, um auch im Kalenderjahr 2020 Hauptversammlungen durchzuführen bzw. die Folgen einer notwendigen Verschiebung einer Hauptversammlung abzumildern. Die hauptversammlungsrelevanten Regelungen treten am Tag nach der Gesetzesverkündung in Kraft.

Wesentliche Aspekte der vorübergehenden Erleichterung für die AG, KGaA und SE sind,

  • dass der Vorstand der Gesellschaft auch ohne Satzungsermächtigung eine Online-Teilnahme an der Hauptversammlung ermöglichen kann,
  • die Möglichkeit einer präsenzlosen Hauptversammlung mit eingeschränkten Anfechtungsmöglichkeiten,
  • die Möglichkeit der Verkürzung der Einberufungsfrist auf 21 Tage sowie
  • die Ermächtigung für den Vorstand, auch ohne Satzungsregelung Abschlagszahlungen auf den Bilanzgewinn vorzunehmen.

Die Regelungen gelten dabei für sämtliche Hauptversammlungen, das heißt sowohl für die ordentliche Jahreshauptversammlung als auch für etwaige außerordentliche Hauptversammlungen.

Zudem wird – mit Ausnahme der SE – die Möglichkeit eröffnet, eine Hauptversammlung innerhalb des Geschäftsjahres durchzuführen, das heißt die bisherige 8-Monats-Frist wird verlängert.

Konkret regelt § 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie folgende Möglichkeiten zur Durchführung und Verschiebung von Hauptversammlungen:

1. Erleichterung der online-Teilnahme und Briefwahl

Zunächst hat der Gesetzgeber die Durchführung einer Präsenzversammlung mit Möglichkeiten der Online-Teilnahme und Briefwahl erleichtert. Der Vorstand der Gesellschaft kann mit Zustimmung des Aufsichtsrats, und zwar auch ohne Satzungsermächtigung, die in § 118 AktG geregelten Möglichkeiten der Ausübung von Rechten in der Hauptversammlung ohne physische Teilnahme an der Präsenzveranstaltung vorsehen.

Trotz dieser Erleichterung bleibt jedoch zu beachten, dass die Modalitäten der virtuellen Teilnahme und die Briefwahl in der Einberufung der Hauptversammlung als Teil der Angaben des Verfahrens über die Stimmabgabe bekannt zu machen sind (§ 121 Abs. 3 S. 3 Nr. 2 lit. b) AktG). Ist die Hauptversammlung bereits ohne entsprechende Hinweise einberufen oder steht die Bekanntmachung der Einberufung unmittelbar bevor, scheiden diese Möglichkeiten trotz der vorgenannten Erleichterung regelmäßig aus.

Gesellschaften, die jedoch noch Zeit haben, ihre Einberufung rechtzeitig zu bearbeiten, sollten die technische Umsetzbarkeit einer virtuellen Hauptversammlung gemeinsam mit ihrem technischen HV-Dienstleister, ihren Rechtsberatern und dem Notar prüfen.

2. Möglichkeiten einer virtuellen Hauptversammlung

Auf der Grundlage obiger zu Ziff. 1 genannter Möglichkeiten kann der Vorstand auch eine Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre abhalten. Die Teilnahme ist dann nur noch im Wege elektronischer Zuschaltung möglich. Dies darf der Vorstand jedoch nur anordnen, wenn die Bild- und Tonübertragung der Versammlung insgesamt, also auch einschließlich der Generaldebatte und der Abstimmungen, erfolgt. Dass diese Übertragung technisch ungestört abläuft und insbesondere bei jedem Aktionär ankommt, ist nach der Gesetzesbegründung nicht vorausgesetzt. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre muss im Wege elektronischer Kommunikation sowie durch Erteilung einer Stimmrechtsvollmacht möglich sein. Die Entscheidung über das Verfahren der Stimmabgabe liegt im Ermessen des Vorstands. Neben der Möglichkeit zur Vollmachterteilung genügt eine der beiden Varianten der elektronischen Kommunikation (elektronische Briefwahl oder elektronische Teilnahme). Den Aktionären muss zudem eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt werden. Der völlige Ausschluss des Fragerechts ist nicht zulässig. Der Vorstand hat im Wege der elektronischen Kommunikation übermittelte Fragen abweichend von § 131 AktG nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, zuzulassen und zu beantworten. Da es den virtuell teilnehmenden Aktionären möglich sein muss, auch ohne physische Präsenz beim Notar Widerspruch zur Niederschrift zu erheben und dadurch die Anfechtungsbefugnis gem. § 245 Nr. 1 AktG zu wahren, muss die Gesellschaft dafür eine Möglichkeit zum elektronischen Widerspruch beim Notar vorhalten. Widerspruch ist wie stets bis zum Ende der Versammlung und hier im Wege elektronischer Kommunikation zu erklären. Der Notar selbst sollte für die Durchführung der Niederschrift am Aufenthaltsort des Versammlungsleiters zugegen sein. Im Übrigen ändert sich an der Beteiligung des Notars nichts.

3. Verkürzung von Fristen im Vorfeld der Hauptversammlung

Überdies ermöglicht der Gesetzesentwurf den Unternehmen, Hauptversammlungen mit einer Frist von 21 Tagen einzuberufen. Die Tage der Anmeldefrist zählen nicht mit. Abweichende Satzungsregelungen sind unbeachtlich. Die Entscheidung hierüber obliegt dem Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats. Jedoch ist die europarechtlich erforderliche Mindestfrist von 21 Tagen vor der Versammlung einzuhalten. Der Nachweisstichtag für Inhaberaktien börsennotierter Gesellschaften (§ 123 Abs. 4 Satz 2 AktG, sog. Record-Date) wird vom 21. Tag auf den 12. Tag vor der Hauptversammlung verlegt. Nach der Gesetzesbegründung dürfte die Verschiebung des Nachweisstichtages jedoch nur möglich sein, wenn auch die Hauptversammlung mit der verkürzten Einberufungsfrist einberufen wurde. Die Frist für die Mitteilungen gem. § 125 Abs. 1 S. 1 und Abs. 2 AktG an Intermediäre, Aktionäre und Aktionärsvereinigungen verkürzt sich von 21 Tagen auf spätestens 12 Tage vor der Hauptversammlung. Dies gilt jedoch nur dann, wenn die Hauptversammlung mit der verkürzten Einberufungsfrist von 21 Tagen einberufen wurde. Ergänzungsverlangen von Aktionären (§ 122 Abs. 2 AktG) müssen der Gesellschaft statt 24 bzw. 30 Tagen spätestens 14 Tage vor der Versammlung zugehen.

4. Verschiebung der Hauptversammlung (mit Ausnahme SE)

Der Vorstand der Aktiengesellschaft und der persönlich haftende Gesellschafter der KGaA können mit Zustimmung des Aufsichtsrats die ordentliche Hauptversammlung im Jahr 2020 auch über die 8-Monats-Frist (§ 175 Abs. 1 S. 2 AktG) hinaus verschieben. Ein Zwangsgeldverfahren gem. § 407 Abs. 1 AktG ist dann ausgeschlossen. Auch eine Schadenersatzhaftung nach § 93 Abs. 2 AktG ist im Falle einer Verschiebung aufgrund der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie innerhalb des Geschäftsjahres über die ursprüngliche Frist hinaus ausgeschlossen.

Für die SE gilt diese Erleichterung ausdrücklich nicht. Sie bleibt also grundsätzlich verpflichtet, die ordentliche Hauptversammlung in den ersten 6 Monaten des Geschäftsjahres durchzuführen (vgl. Art. 54 Abs. 1 S. 1 SE-VO). Gesellschaften in der Rechtsform einer SE ist es daher besonders anzuraten, die neuen Möglichkeiten der virtuellen bzw. präsenzreduzierten Hauptversammlung zu prüfen und wenn möglich zu nutzen.

5. Besondere Regelungen für Genossenschaften

Für Genossenschaften geltend die besonderen Regelungen des Art. 2 § 3 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie in Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht. Auch diese gesetzliche Regelung ermöglicht die Durchführung einer virtuellen General- oder Vertreterversammlung vorübergehend auch dann, wenn die Satzung diesbezüglich keine entsprechenden Regelungen enthält. Genossenschaften sind aber nicht gezwungen, eine solche „virtuelle“ Versammlung durchzuführen, sie können auch warten, bis die Beschränkungen der Versammlungsmöglichkeiten aufgehoben werden, da die Versäumung der 6-Monats-Frist des § 48 Abs. 1 S. 3 GenG keine Sanktionen zur Folge und die Fristeinhaltung auch nicht durch ein Zwangsgeld nach § 160 GenG erzwungen werden kann. Mangels Verschulden des Vorstandes kann dies im Rahmen der genossenschaftlichen Pflichtprüfung auch nicht dazu führen, dass die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung in Zweifel gezogen werden könnte.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Vorbereitung Ihrer Hauptversammlung oder General- oder Vertreterversammlung. Sprechen Sie unseren Notar Dr. Jörg Bonke gerne unverbindlich an.

Haftungsausschluss

Diese Informationen dienen nur zu Orientierungszwecken und sollten nicht als Ersatz für eine Rechtsberatung angesehen werden.

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