Sehr geehrte Mandantinnen und Mandanten,

die aktuelle Gesundheitssituation zwingt leider auch uns dazu, unsere notariellen Dienstleistungen anzupassen. Das ist erforderlich, um für Sie den größtmöglichen Gesundheitsschutz bei gleichzeitiger Kontinuität unserer Dienstleistungen sicherzustellen. Denn für uns ist das Wohl aller Mandantinnen und Mandanten, mit denen wir täglich in Kontakt stehen, von höchster Bedeutung.

Wir stehen Ihnen – wie Sie es von uns gewohnt sind – zur Verfügung, bitten Sie jedoch folgende Hinweise dringend zu beachten:

1.

Wir reduzieren persönliche Kontakte auch untereinander auf ein absolutes Mindestmaß. Da wir auf verschiedenen Etagen arbeiten, gelingt uns das im hohen Maße. Wir haben einen Arbeitsplan implementiert, der es uns ermöglicht, unsere Dienstleistungen ohne wesentliche Beeinträchtigungen für Sie bereitzustellen.

2.

Wir halten auch bei Beurkundungen und Beglaubigungen einen angemessenen räumlichen Abstand von unseren Mandantinnen und Mandanten, zum Beispiel durch einen entsprechenden Sitzabstand.

3.

Bei der Beurkundung werden wir (außer in zwingenden Fällen) nur noch die Beurkundungsbeteiligten am Beurkundungsverfahren teilnehmen lassen. Bitte nehmen Sie davon Abstand, Verwandte, Freunde, Kinder etc. zur Beurkundung mitzubringen. Bitte stimmen Sie sich vorher mit uns ab, wenn dies doch einmal unumgänglich sein sollte.

4.

Wir reduzieren die Anzahl an persönlichen Begegnungen, soweit dies möglich und für Sie zumutbar ist. Wir führen Besprechungen im Vorfeld der Beurkundungen. Das bedeutet, dass wir bzw. unsere qualifizierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Ihnen rechtzeitig vor der geplanten Beurkundung alle Fragen klären, die die Urkunde betreffen. Wie Sie es von uns gewohnt sind, erhalten Sie rechtzeitig vor der geplanten Beurkundung einen Urkundenentwurf, den Sie durchlesen können. Sofern Sie beim Lesen feststellen, dass noch Fragen offen sind, die die Urkunde betreffen, bitten wir Sie, uns zunächst erneut telefonisch oder per Email zu kontaktieren. Sie können dazu auch mit dem für Sie zuständigen Notar einen Telefontermin über das jeweilige Sekretariat vereinbaren, sodass es für Sie ganz entspannt möglich sein wird, rechtzeitig vor dem Beurkundungstermin Ihre offenen Fragen zu klären. Sollten Sie es wünschen, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, von einer persönlichen Teilnahme an einer Beurkundung Abstand zu nehmen. Hierzu können wir je nach Gegenstand der Beurkundung auch davon Gebrauch machen, Beurkundungen ohne die persönliche Anwesenheit der Beteiligten durchzuführen: Die Urkunde wird dann durch den Notar dergestalt errichtet, dass einer unserer Mitarbeiter als Vertreter für Sie an der Beurkundung teilnimmt und Sie die Urkunde später durch Ihre Unterschrift genehmigen (siehe auch nachfolgende Ziffer 5 – „Unterschriftsbeglaubigung“). Ihren Beratungsbedarf werden wir dadurch sicherstellen, dass Sie die Gelegenheit haben, im Vorfeld der Beurkundung eine ausführliche Beratung und Besprechung mit dem Notar zu erhalten. Dieses Verfahren wird von der für uns zuständigen Westfälischen Notarkammer ausdrücklich zum Schutz aller Beteiligten empfohlen.

5.

Soweit Sie nur eine Unterschriftsbeglaubigung durchführen lassen müssen, wird dies in der Regel im Eingangsbereich unseres Bürogebäudes stattfinden. Bitte melden Sie sich daher entweder bei der Einfahrt in unsere Tiefgarage oder an der Eingangstür des Erdgeschosses über unsere Gegensprechanlage in der Zentrale an und warten Sie im Eingangsbereich auf das Erscheinen des Notars. Dieser wird sodann Ihre Unterschrift an dem dortigen Beglaubigungstisch entgegennehmen. Wir wären Ihnen sehr dankbar, wenn Sie neben Ihrem gültigen amtlichen Lichtbildausweis sogleich auch eine Kopie Ihres Ausweises mitbringen oder uns eine solche Kopie – soweit möglich – vorab per E-Mail übermitteln könnten.

Ebenfalls ist es möglich, die Unterschriftsbeglaubigung in unserer Tiefgarage durchzuführen, so dass Sie Ihr Fahrzeug nicht verlassen müssen. Bitte informieren Sie uns vorab oder bei Einfahrt in die Tiefgarage, wenn die Beglaubigung an Ihrem Fahrzeug erfolgen soll.

6.

Bitte nutzen Sie bei jedem Besuch unserer Geschäftsstelle die Möglichkeit zur Desinfektion Ihrer Hände mit dem im Eingangsbereich des Erdgeschosses bereitgestellten Desinfektionsspray. Sollten Sie sich gesundheitlich angeschlagen fühlen, erkältet sein, Grippe oder andere Anzeichen für eine Infektion haben, nehmen Sie – wie vorstehend beschrieben – von einer persönlichen Teilnahme an der Beurkundung Abstand. Insbesondere bitten wir diejenigen, die vor Kurzem, das heißt grundsätzlich innerhalb der letzten 14 Tage, Kontakt zu Personen hatten,

• die mit einem Corona-Virus infiziert oder daran erkrankt sind,
• die positiv auf eine Infektion mit dem Corona-Virus getestet wurden oder
• ein Risikogebiet bereist haben,

auf die persönliche Wahrnehmung eines Termins in unserer Geschäftsstelle ebenso zu verzichten. Sofern die Beurkundung von höchstpersönlichen Erklärungen erfolgen soll, bei denen eine Stellvertretung rechtlich nicht zulässig ist (z. B. Testamente, General-Vorsorgevollmachten, Patientenverfügung etc.), nehmen Sie Rücksprache mit uns, wenn einer der vorgenannten Gründe, die eine Mitwirkung ausschließen, vorliegen.

Wir danken Ihnen herzlich für Ihr Verständnis und Ihre Unterstützung.

Beste Grüße – und bleiben Sie gesund!

Ihre Notare

Dr. Jörg Bonke                    Dr. Hans-Joachim Bodenbenner             Markus Feldmann